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Deutschland 24/7! Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Geschrieben am Dienstag, dem 19. April 2016 von Deutschland-247.de

Deutschland Infos
PR-Gateway: MindManager sorgt in Frankfurt a.M. für erfolgreiche Software-Projekte

Alzenau/Frankfurt a.M., 19.4.2016 - Projekte in der öffentlichen Verwaltung unterscheiden sich in vielen Aspekten vom Projektmanagement in Unternehmen. Zu den Besonderheiten zählen beispielsweise hochkomplexe Entscheidungsstrukturen und festgelegte Rahmenbedingungen hinsichtlich Vergabe-, Dienst- oder Haushaltsrecht. Hinzu kommen Unterschiede in den Zielsystemen: So geht es in öffentlichen Einrichtungen eben nicht nur um Wirtschaftlichkeit, sondern häufig auch um schwer quantifizierbare Ziele wie etwa mehr Bürgernähe.

Die Herausforderung

Vor diesem Hintergrund sind auch die IT-Projekte in Frankfurt a.M. zu sehen. Paul Junck ist beim Jugend- und Sozialamt der Mainmetropole als DV-Projektkoordinator für die Einführung neuer Software-Verfahren verantwortlich. Ständig leitet er mit Hilfe seiner Kollegin verschiedenste kleine und große Projekte, in die häufig auch andere Behörden der Stadt Frankfurt a.M. involviert sind. Dabei laufen die Projekte i.d.R. nach einem 3-stufigen Verfahren ab: Im ersten Schritt stellt eine Fachbereichsleitung einen Antrag für eine neue Softwarelösung. Junck und sein Team prüfen dann, ob diese notwendig ist, ob es alternative Lösungen gibt, ob es bereits ein geeignetes Werkzeug am Markt gibt und schließlich befasst er sich mit der Finanzierung der gestellten Aufgabe.

Verläuft diese "Vorprüfung" positiv, wird im zweiten Schritt ein "Projektprüfungs-auftrag" erstellt. Dabei müssen alle zum Projekt nötigen Dokumente, wie z.B. das Lasten- und Pflichtenheft, erstellt sowie sämtliche Projektdetails einer vertieften Prüfung unterzogen werden. Ist das Projekt bewilligt, erfolgt der offizielle "Projektauftrag", in dem beispielsweise festgestellt wird, inwieweit die neue Software (national oder europaweit) ausgeschrieben wird oder wie die Implementierung im Detail ablaufen muss. Hinzu kommen festgelegte Routine-Vorgänge zur Projektevaluierung und zum Ressourcenverbrauch.

Um die vielen einzelnen Projektschritte im Dienstalltag gut überblicken sowie erfolgreich und termintreu bearbeiten zu können, suchte Junck nach einer geeigneten Software.

Die Lösung

Der IT-Profi verschaffte sich einen Überblick über die aktuell am Markt verfügbaren Lösungen und entschied sich für MindManager. Diese Lösung hatte er bereits während seiner Tätigkeit als IT-Administrator kennenlernt. Über eine zentrale Map, das so genannte Projekt-Dashboard, steuert und überwacht das Team heute sämtliche Projekte. Darin enthalten ist der gesamte Bereich der Vorprüfung und die zahlreichen Projektdokumente sind so verlinkt, dass Arbeitsschritte oder notwendige Anträge nicht mehr übersehen werden können.

Ist ein Projekt bewilligt und auf den Weg gebracht, wird dieses ebenfalls mit MindManager geplant und strukturiert. Sämtliche Aufgaben werden über die entsprechende Funktion vergeben und über die Anbindung an Outlook in die ToDo-Listen der beteiligten Kollegen gespeist. "Das Schöne an MindManager ist, dass man immer genau sehen kann, wo man steht", freut sich Paul Junck. Neben dem Aufgabenmanagement finden sich in den einzelnen Projektmaps aber auch noch konkrete Projektpläne, die Ergebnisse der Marktsichtung und sämtliche Projektvorlagen.

Erst wenn die einzelnen Projektschritte stehen, alle Dokumente erstellt sind und der Ressourcenverbrauch kalkuliert ist, erfolgt die Projektarbeit mit MS Project. "Der automatisierte Export von MindManager nach MS Project funktioniert stets reibungslos", freut sich der IT-Profi. "Die Landkarte des Projekts ist jedoch stets MindManager. Damit sind wir einfach viel flexibler als mit MS Project und können z.B. über die Outlook-Schnittstellen auch die Kollegen aus den Projekt-Teams einbinden, die eigentlich keinen Zugriff auf unsere Dateiablage haben."

Das Ergebnis

Das Team DV-Projektkoordination steuert mit MindManager aktuell sechs Projekte gleichzeitig. Einige dieser Projekte betreffen dabei nicht nur das Jugend- und Sozialamt der Stadt Frankfurt a.M., sondern erfordern die intensive Zusammenarbeit mit weiteren Ämtern der Mainmetropole. "Gerade bei ämterübergreifenden Projekten ist MindManager sehr hilfreich", betont der DV-Projektkoordinator. Denn häufig verfügen die unterschiedlichen Ämter über ganz eigene Dateiablagesysteme, so dass die Erstellung und der Zugriff auf einen gemeinsamen Projektordner nicht möglich waren. "Mit MindManager konnten wir schon jetzt einige dieser Probleme elegant umgehen", ergänzt Junck.

In Zukunft will das Team MindManager gerne mit SharePoint kombinieren. "Dann haben wir noch mehr Möglichkeiten, über eine zentrale Plattform zu einer gemeinsamen Dateiablage zu kommen und unsere Teamarbeit zu perfektionieren", beschreibt Junck seine Vorstellung

Der DV-Projektkoordinator nutzt MindManager heute jedoch nicht nur zum Projektmanagement. Er verwendet die Software zudem zur Planung und Strukturierung seines eigenen Arbeitstages. "Für mich ist MindManager genial: Ich kann damit ganz schnell sämtliche Ideen, Argumente, Aufgaben und Informationen in ein Dokument - also eine Map - packen und anschließend so ordnen, wie ich es persönlich brauche. So kann ich die Komplexität meines Aufgabenbereichs stets so reduzieren, wie ich es gerade brauche und habe immer sofort ein Gesamtbild über alles, was anliegt."

Junck nutzt MindManager inzwischen sogar als Präsentationstool. "In Meetings kann ich so sehr flexibel das aufrufen, was ich brauche, und die Ergebnisse der Besprechung wie zum Beispiel Änderungen im Ablauf oder neue Aufgaben sofort eintragen. Das kommt auch bei den Beteiligten sehr gut an.

Über das Jugend- und Sozialamt der Stadt Frankfurt a.M.

In Frankfurt am Main werden Jugendhilfe- und Sozialhilfeaufgaben in einem gemeinsamen Amt wahrgenommen. Entsprechend vielfältig ist das Aufgabenspektrum der Behörde: In der Jugendhilfe setzt sich das Amt engagiert für die Bedürfnisse von Kindern und Jugendlichen ein. In der Sozialhilfe existiert ein ausgereiftes Hilfesystem, an dem zahlreiche freie Träger und Verbände beteiligt sind. Die Dienste werden den 700.000 Einwohnern bürgernah in mehreren Sozialrathäusern angeboten.
Über Mindjet
Mindjet bietet Software-Lösungen für Innovations- und Projektmanagement, die alle Projektphasen inklusive Informations- und Aufgabenmanagement visuell und dynamisch unterstützen. Von der ersten Idee, über die Bewertung und Skizzierung verschiedener Szenarien, bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss dienen die Produktlinien MindManager und SpigitEngage führenden Unternehmen bei ihren Projekten und Innovationsprozessen.
MindManager kombiniert als zentrales Arbeitsinstrument die MindMapping-Methode mit Projekt- und Aufgabenmanagement-Funktionen und erhöht damit die Produktivität von Einzelnutzern und Teams bei der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit. Die häufigsten Einsatzbereiche sind Informations-, Wissens- und Projektmanagement und zwar branchen- und abteilungsübergreifend.
Auf der SpigitEngage-Plattform werden Ideen und Vorschläge zu verschiedenen Themen generiert, bewertet und kommentiert, so dass sich die vielversprechendsten Ideen leicht identifizieren lassen. Dabei kann eine große Anzahl an Mitarbeitern, Kunden oder Partnern sinnvoll eingebunden und deren Wissen und Erfahrungen für nachhaltige Innovationen genutzt werden.
Mindjet hat seinen Hauptsitz in San Francisco und verfügt über Niederlassungen in den USA, UK, Frankreich, Deutschland, Schweiz, Schweden, Japan und Australien. Bereits über 83 Prozent der Fortune 100?-Unternehmen setzen Mindjet-Software ein.

Weitere Informationen unter: www.mindjet.de
Mindjet GmbH
Annette Großer
Siemensstraße 30
63755 Alzenau
06023 - 9645508
06023 - 9645-60
http://www.mindjet.de

Pressekontakt:
Schmidt Kommunikation GmbH
Alexandra Schmidt
Schillerstrasse 8
85521 Ottobrunn
alexandra.schmidt@schmidtkom.de
089 60 66 92 22
http://www.schmidtkom.de

(Weitere interessante Australien News, Infos & Tipps gibt es hier.)

Zitiert aus der Veröffentlichung des Autors >> PR-Gateway << auf http://www.freie-pressemitteilungen.de. Haftungsausschluss: Freie-PresseMitteilungen.de / dieses News-Portal distanzieren sich von dem Inhalt der News / Pressemitteilung und machen sich den Inhalt nicht zu eigen!


MindManager sorgt in Frankfurt a.M. für erfolgreiche Software-Projekte

Alzenau/Frankfurt a.M., 19.4.2016 - Projekte in der öffentlichen Verwaltung unterscheiden sich in vielen Aspekten vom Projektmanagement in Unternehmen. Zu den Besonderheiten zählen beispielsweise hochkomplexe Entscheidungsstrukturen und festgelegte Rahmenbedingungen hinsichtlich Vergabe-, Dienst- oder Haushaltsrecht. Hinzu kommen Unterschiede in den Zielsystemen: So geht es in öffentlichen Einrichtungen eben nicht nur um Wirtschaftlichkeit, sondern häufig auch um schwer quantifizierbare Ziele wie etwa mehr Bürgernähe.

Die Herausforderung

Vor diesem Hintergrund sind auch die IT-Projekte in Frankfurt a.M. zu sehen. Paul Junck ist beim Jugend- und Sozialamt der Mainmetropole als DV-Projektkoordinator für die Einführung neuer Software-Verfahren verantwortlich. Ständig leitet er mit Hilfe seiner Kollegin verschiedenste kleine und große Projekte, in die häufig auch andere Behörden der Stadt Frankfurt a.M. involviert sind. Dabei laufen die Projekte i.d.R. nach einem 3-stufigen Verfahren ab: Im ersten Schritt stellt eine Fachbereichsleitung einen Antrag für eine neue Softwarelösung. Junck und sein Team prüfen dann, ob diese notwendig ist, ob es alternative Lösungen gibt, ob es bereits ein geeignetes Werkzeug am Markt gibt und schließlich befasst er sich mit der Finanzierung der gestellten Aufgabe.

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Die Lösung

Der IT-Profi verschaffte sich einen Überblick über die aktuell am Markt verfügbaren Lösungen und entschied sich für MindManager. Diese Lösung hatte er bereits während seiner Tätigkeit als IT-Administrator kennenlernt. Über eine zentrale Map, das so genannte Projekt-Dashboard, steuert und überwacht das Team heute sämtliche Projekte. Darin enthalten ist der gesamte Bereich der Vorprüfung und die zahlreichen Projektdokumente sind so verlinkt, dass Arbeitsschritte oder notwendige Anträge nicht mehr übersehen werden können.

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Das Ergebnis

Das Team DV-Projektkoordination steuert mit MindManager aktuell sechs Projekte gleichzeitig. Einige dieser Projekte betreffen dabei nicht nur das Jugend- und Sozialamt der Stadt Frankfurt a.M., sondern erfordern die intensive Zusammenarbeit mit weiteren Ämtern der Mainmetropole. "Gerade bei ämterübergreifenden Projekten ist MindManager sehr hilfreich", betont der DV-Projektkoordinator. Denn häufig verfügen die unterschiedlichen Ämter über ganz eigene Dateiablagesysteme, so dass die Erstellung und der Zugriff auf einen gemeinsamen Projektordner nicht möglich waren. "Mit MindManager konnten wir schon jetzt einige dieser Probleme elegant umgehen", ergänzt Junck.

In Zukunft will das Team MindManager gerne mit SharePoint kombinieren. "Dann haben wir noch mehr Möglichkeiten, über eine zentrale Plattform zu einer gemeinsamen Dateiablage zu kommen und unsere Teamarbeit zu perfektionieren", beschreibt Junck seine Vorstellung

Der DV-Projektkoordinator nutzt MindManager heute jedoch nicht nur zum Projektmanagement. Er verwendet die Software zudem zur Planung und Strukturierung seines eigenen Arbeitstages. "Für mich ist MindManager genial: Ich kann damit ganz schnell sämtliche Ideen, Argumente, Aufgaben und Informationen in ein Dokument - also eine Map - packen und anschließend so ordnen, wie ich es persönlich brauche. So kann ich die Komplexität meines Aufgabenbereichs stets so reduzieren, wie ich es gerade brauche und habe immer sofort ein Gesamtbild über alles, was anliegt."

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MindManager kombiniert als zentrales Arbeitsinstrument die MindMapping-Methode mit Projekt- und Aufgabenmanagement-Funktionen und erhöht damit die Produktivität von Einzelnutzern und Teams bei der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit. Die häufigsten Einsatzbereiche sind Informations-, Wissens- und Projektmanagement und zwar branchen- und abteilungsübergreifend.
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 Verkehrswende-Bonus im E-Mobility-Tarif von eprimo (PR-Gateway, 27.03.2024)
Energiewende auf der Straße

- Tarif "4eDriver" mit 50 Euro zusätzlichem Bonus für BEVs

- Kein zweiter Stromzähler notwendig



Neu-Isenburg, 27. März 2024. Auch um die sinkende THG-Quote für Elektroautos auszugleichen, bietet eprimo einen neuen Ökostromtarif speziell für das Laden von E-Autos und Plug-in-Hybriden an. Damit die Energiewende nicht nur in den eigenen vier Wänden, sondern auch auf der Straße gelingt, erhalten Verbraucherinnen und Verbrauchern eine ...

 LogiMAT 2024: Großes Interesse an Automatisierung - Starke Nachfrage vor allem von ausländischen Firmen (PR-Gateway, 27.03.2024)
Modernisierungs-Stau in vielen mittelständischen Unternehmen

Stuttgart/Pfronstetten, 27. März 2024. Die Maschinenbaubranche sieht großen Bedarf an weiteren Automatisierungsschritten. Allerdings bremsen wirtschaftliche Unsicherheit und fehlende Voraussetzungen die Bereitschaft, die notwendigen Maßnahmen kurzfristig umzusetzen. Das meldet der Pfronstetter Intralogistik-Spezialist CSP von der LogiMAT 2024, die vom 19. bis 21. März 2024 in ...

 NTT DATA und Reiz Tech kündigen Joint Venture in Litauen an: Gemeinsame Bereitstellung von IT-Lösungen im DACH-Raum (PR-Gateway, 27.03.2024)


München, 21. März 2024 - NTT DATA gründet gemeinsam mit dem litauischen End-to-End-IT-Dienstleister Reiz Tech ein Joint Venture. Mit LITIT als Delivery Center für IT-Projekte im DACH-Raum setzt NTT DATA auf Wachstum und sichert sich erfahrene Fachkräfte in der Softwareentwicklung sowie im Support. Das neue Unternehmen soll Ende 2024 rund 100 Spezialisten beschäftigen und in den näch ...

 Tangity: Das Design- und Innovationsnetzwerk von NTT DATA wächst mit neuen Studios in Portugal, Spanien und Mexiko (PR-Gateway, 26.03.2024)


München, 26. März 2024 - Tangity, das internationale Netzwerk an Strategie-, Innovations- und Designstudios von NTT DATA, einem weltweit führenden Anbieter von digitalen Business- und IT-Dienstleistungen, expandiert und verstärkt seine globale Präsenz mit der Eröffnung von Studios in drei weiteren Ländern.



Tangity kombiniert Strategie, Kreativität und Design mit ...

 Organ-Modell erleichtert Verständnis von Pilzinfektionen (PR-Gateway, 26.03.2024)
Erfolgreiche Zusammenarbeit von Wissenschaft, Klinik und Industrie

Miniaturmodelle menschlicher Organe auf einem Chip - das ist der Ansatz, mit dem das Jenaer Biotechnologie-Unternehmen Dynamic42 Partner in der pharmakologischen und klinischen Forschung unterstützt. Jüngster Erfolg: Mithilfe eines 3D-Darm-Modells auf einem Biochip konnten die Forscher die Dynamik untersuchen, mit der Hefepilze das Darmgewebe durchdringen und zu sys ...

 uwe electronic präsentiert hochwertige Heizfolien (PR-Gateway, 26.03.2024)
Individuelle Lösungen und projektbezogene Komplettlösungen

uwe electronic hat sich im Segment der Heizfolien durch die Lösung kundenspezifischer Anforderungen als kompetenter Partner etabliert. Hierbei beinhaltet das Angebot nicht nur Heizfolien mit verschiedenen Geometrien und Abmessungen, sondern auch verschiedene Leistungsbereiche und Schutzausrüstungen zur Temperaturüberwachung. Solche maßgeschneiderten Lösungen ermöglichen es, sowohl in der Industrie als auch im Gesundheitswesen ...

 Hoch hinaus auf der Suche nach Erkenntnis, Ruhe und Gelassenheit (PR-Gateway, 26.03.2024)
Die aktuelle Ausgabe von 'Leben jetzt' widmet sich dem Streben nach Höhe

Sankt Augustin / Nettetal, 26. März 2024 - Bergsteigerin, Pilot, Zimmermann oder Dachdecker - in der neuen Ausgabe des Magazins 'Leben jetzt' geht es um Frauen und Männer in luftigen Höhen. Sie erzählen von ihren Berufen und Sehnsüchten und davon, wie sie bei allem Höhenrausch bodenständig bleiben. Das Heft ist ab sofort unter https://steyler-klost ...

 
Fraunhofer auf der DMEA: Mit KI das Gesundheitssystem zukunftsfähig gestalten (PR-Gateway, 26.03.2024)


Die Patientenversorgung verbessern, Arbeitsabläufe effizienter gestalten und die Akteure der Branche optimal vernetzen - all das ermöglicht die zunehmende Digitalisierung des Gesundheitswesens. Expertinnen und Experten der Fraunhofer-Gesellschaft entwickeln dazu auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierende Systeme, die effektiv und datenschutzkonform eingesetzt werden können. Ihre Forschungsergebnisse präsentieren neun Fraunhofer-Einheiten vom 9. bis 11. April auf der DMEA 2024 in Ber ...

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